Mobilné Správy, Gadgety, Blogy's Secenziami

Sú Slack, Zoom a e-mail skutočne dobré pre našu produktivitu?

E-mail, ktorý sa často prezentuje ako permanentné rozptýlenie, ktoré nám bráni sústrediť sa na podstatné úlohy, bolo do značnej miery nahradené okamžitými správami (najmä Slack alebo Teams). Ale tie posledné, ktoré nás mali oslobodiť od e-mailov, sa zase stali pákou na rozptýlenie: permanentné výzvy, upozornenia v každú hodinu, kanály, ktoré nie sú vždy veľmi profesionálne… K zasielaniu správ a e-mailov teraz pribudli „vízie“. Pred uväznením boli stále neoficiálne a stali sa hlavným kanálom stretnutí a rýchlo zosadili z trónu klasický telefonát. Je však táto rozmanitosť nástrojov skutočne prospešná pre našu produktivitu?

Výhody a nevýhody instant messengerov

Väčšia spolupráca a plynulosť výmen

Výhody okamžitých správ sú celkom zrejmé: komunikácia v reálnom čase a okamžité odpovede na položené otázky. Správy sa prijímajú a vidia okamžite, pri výmenách už nie je žiadna latencia.

Tieto nástroje tiež zvyšujú odozvu konverzácií: kolega s väčšou pravdepodobnosťou odpovie rýchlo na správu Slack ako na e-mail. Ďalšia výhoda správ: nestrácate čas vytváraním dlhých viet alebo zdvorilostnými výrazmi. Formát je priamočiarejší: „môžete mi poslať aktualizovanú verziu loga? », nie ahoj, srdečne atď. Výmeny sú stručnejšie a menej formálne. Táto stručnosť je samozrejme výraznou úsporou času, už nestrácate čas predstavovaním témy.

Upozornenia sú tiež hlavnou výhodou nástrojov na odosielanie správ. Tieto niekedy až neznesiteľné vyskakovacie okná sú však zárukou toho, že správu uvidíte a okamžite uvidíte, či už na počítači alebo mobilnom zariadení. A na rozdiel od e-mailov, upozornenia obsahujú iba témy, ktoré sú pre vás relevantné a nie sú utopené v spame, externých požiadavkách alebo zbytočných a propagačných e-mailoch.

Systémy zasielania správ majú tiež tú výhodu, že sa prispôsobujú potrebám svojich používateľov. Osobnú výmenu môžete spustiť rovnako jednoducho ako rozhovor s celým tímom alebo členmi projektu. V neposlednom rade možnosť prejsť z písaného na video, keď sa diskusia stane príliš zložitou a musíme to vysvetliť jasnejšie.

Je tiež ťažké neoceniť „hravú“ stránku správ: emotikony, gify, vtipy… Tento „sociálny“ rozmer je zaujímavý aj pri udržiavaní spojenia so zamestnancami pracujúcimi z domu alebo s tímami natiahnutými na dlhší čas. bez toho, aby sme sa videli v kancelárii. Ale je to aj zdroj rozptýlenia.

…a menej hlbokej práce.

Posielanie správ by predstavovalo približne 10 hodín času týždenne a na zamestnanca. Tento čas strávený na platformách nie je vždy skutočne užitočný na plnenie jej úloh a projektov, práve naopak.

Hyper konektivita a reálny čas zabíjajú hlbokú prácu. Na vykonanie určitých úloh je nevyhnutné sústrediť sa a zostať sústredený po dlhú dobu. Trvalé upozornenia, nové správy v kanáli „Aperitív“ alebo „Restaurant du midi“ vám bránia sústrediť sa na trvanie.

Správy podporujú multitasking, ktorý je hlavnou prekážkou našej produktivity. Hyperdostupnosť a reálny čas sú nezlučiteľné s úlohami na pozadí, ktoré vyžadujú trvalú koncentráciu.

To isté platí pre neustále zdieľanie obrazovky, ktoré vyžadujú systémy na odosielanie správ a najmä Slack. Ponechanie karty vyhradenej pre vaše správy je skvelý spôsob, ako ich neustále kontrolovať a stratiť všetku schopnosť sústrediť sa. Zakaždým, keď zmeníme úlohy, dôjde k „kognitívnej penalizácii“ 23 minút. To vysvetľuje, prečo môžete stráviť deň „pod vodou“, no v konečnom dôsledku ste pracovali veľmi málo. Väčšinu dňa v skutočnosti strávite snahou dostať sa do práce medzi niekoľkými konverzáciami Slack, 50 kontrolami jeho e-mailov a niekoľkými videami.

Konečne môžeme spochybniť mantru produktivity, ktorú destiloval Slack: skoncujte s e-mailmi. Je pravda, že nástroj znižuje počet e-mailov (zo 48,6% podľa ich čísel), ale príliš často je zbytočný e-mail nahradený… zbytočnou Slack správou.

Rovnako ako v prípade e-mailu musíte byť disciplinovaní, aby ste efektívne používali správy a neobetovali svoju produktivitu:

Uprednostňujte asynchrónnu prácu a hĺbkovú prácu pred okamžitými reakciami; Spravujte svoje upozornenia; Neváhajte sa odpojiť od Slacku a sústreďte časy pripojenia na určité obdobia; Opätovne použite telefón; Nežiadajte iných príliš: čím viac správ pošlete, tým viac ich dostanete; Dobre spravujte kanály: vyhnite sa obrovským kanálom, ktoré sa bez pokynov zmenia na nezvládnuteľné diskusie.

E-mail: tisíckrát pochovaný, ale stále nevyhnutný

Veterán korporátnej komunikácie má pred sebou ešte svetlú budúcnosť. V mnohých situáciách zostáva nevyhnutným a najvhodnejším kanálom. Najmä dlhé správy so skutočným odrazom alebo dôležité orientácie sú nezlučiteľné so zasielaním správ. To isté pre správy s viacerými príjemcami, ktoré sa v Slacku alebo Teams rýchlo stanú chaotickými.

Ale opäť tu platí, že e-mail nie je zázračný nástroj, ktorý nám svojou povahou umožňuje byť efektívnejší. E-maily sú asynchrónne a dokončenie e-mailovej konverzácie môže rýchlo trvať jeden deň. Najmä ak sa účastník rozhovoru rozhodne, že na spracovanie svojich e-mailov využije len niekoľko blokov denne (alebo ak mu odpovedanie trvá niekoľko dní).

Ďalší problém s e-mailom: jeho neustále narastajúci objem. Človek dostane viac ako 120 e-mailov denne, ale iba 38 % je skutočne dôležitých. Podľa McKinseyho by zamestnanec trávil na svojich e-mailoch v priemere 13 hodín týždenne, čo predstavuje 28 % svojho pracovného času. Podľa Adobe by toto číslo v skutočnosti predstavovalo 209 minút denne, čiže takmer 18 hodín týždenne. Zakaždým, keď „skontrolujete“ svoje e-maily, bude trvať 64 sekúnd, kým sa znova zameriate na svoje úlohy.

Podľa niektorých údajov v priemere kontrolujeme našu schránku asi 15-krát denne. Najčastejšie pre irelevantné emaily. Napokon, e-maily a správy majú rovnaké limity a vyžadujú rovnakú disciplínu, aby neboli zachytené tokom prichádzajúcich informácií, ktoré vám bránia sústrediť sa na vaše úlohy.

Vznik vízií: nový spojenec produktivity alebo nová strata času?

„Zastavil som video“ bude určite jednou z kľúčových fráz týchto epizód uväznenia a práce na diaľku. O niekoľko mesiacov sme upustili od tradičných telefonických stretnutí v prospech Zoom, Teams, Google Meet, Whereby videostretnutia… Dokonca aj konverzácie Slack majú nepríjemnú tendenciu zmeniť sa na video bez opodstatneného dôvodu. A dôsledok na seba nenechal dlho čakať, už hovoríme o „únave zoomu“ alebo „vyhorení zoomu“.

Visios má skutočne veľkú chybu: núti nás vizualizovať veľké množstvo tvárí, vrátane našej, počas výmeny. Neustále vidieť všetky tieto tváre, nielen nášho partnera, nám bráni v sústredení sa a efektívnosti počas hovoru. Ešte zákernejšie je, že šírenie videohovorov spôsobuje skutočnú únavu a odmietanie tohto spôsobu komunikácie, ktorý vás núti vyzerať stále dobre.

Počas telefonátu, alebo Zoomu bez kamery ukončíte všetky parazitické rušenia: výzdoba obývačky, nečakane prichádzajúce dieťa, farba stien, ktorá nás ruší, chatovanie pred webkamerou… A predovšetkým nie je potrebné sa neustále sústrediť na neverbálne prejavy, ktoré sú jadrom vízií. Telefón alebo Zoom bez fotoaparátu vám umožňuje poškriabať sa v nose, urobiť si kávu alebo dokonca chodiť bez toho, aby ste sa museli sústrediť, aby ste pred partnerom vyzerali dobre.

Ďalší hlavný problém týchto video stretnutí: obrazovky sú zo svojej podstaty únavné. Preto máme tendenciu horšie si zapamätať informácie, menej sa sústrediť a po niekoľkých videostretnutiach máme väčší problém vrátiť sa k podstatným úlohám.

Opäť platí, že tento komunikačný kanál by sa mal používať vtedy, keď je to naozaj potrebné: ​​prezentácia, dôležité oznámenie, vytváranie odkazov alebo tímových momentov…

Otázka rovnováhy a organizácie

V skutočnosti je v každej technológii „sladký bod“, ktorý predstavuje dokonalú rovnováhu medzi produktivitou a technológiou. S komunikáciou, a to najmä s internou, môže pomôcť každý komunikačný kanál. Slack alebo video možno použiť na vyhľadávanie informácií, aby ste sa mohli posunúť vpred v akomkoľvek projekte. Ale veľmi rýchlo sa technológia môže stať záťažou. Podľa Slacka „výkonní používatelia, ktorí posielajú viac ako 1 000 správ denne, nie sú výnimkou“. To isté platí pre vízie, ktoré sa môžu ukázať ako veľmi užitočné na vytvorenie blízkosti s jeho partnerom alebo na výmenu jasne a úprimne, ako by to bolo vizuálne. Ale či už vynásobením času stráveného na Slacku, vašej poštovej schránke alebo na Zoome, nezvýšite svoju produktivitu, nevyhnutne to nakoniec ovplyvníte a budete mať negatívne dôsledky: strata koncentrácie, únava, ťažkosti sústrediť sa na úlohu, úzkosť…

Sú Slack, Zoom a e-mail skutočne dobré pre našu produktivitu? 1

Aby boli tieto komunikačné nástroje efektívne, mali by sa používať menej ako kanály, ktoré nahrádzajú. Majú však tendenciu sa prekrývať s inými nástrojmi a zaberajú nám čoraz viac času. Ako často, riešenie preto nepochádza z nového magického nástroja, ktorý má zvýšiť našu produktivitu, ale skôr z našej organizačnej kapacity.

A preto je dôležité spoliehať sa na metódy (pozri vyhradenú kapitolu) prispôsobené nášmu spôsobu práce a našej organizácii. Je tiež nevyhnutné usporiadať si dni a presne sa zbaviť Slacku, stretnutí (a fortiori vo videu) alebo poštovej schránky. Musíte si dávať pozor na „deep work“ sloty a držať sa ich a predovšetkým sa nestať otrokom permanentných upozornení.