Mobilné Správy, Gadgety, Blogy's Secenziami

Sprievodca pre začiatočníkov k Office 365 Planner

Microsoft Planner je doplnok pre Office 365, ktorý vám pomôže organizovať tímy a zostať na vrchole vašich projektov. Jeho použitie je neuveriteľne ľahké, plne integrované so všetkými vašimi aplikáciami balíka Office a je bezplatné, pokiaľ je Planner súčasťou vášho predplatného Office 365.

Program Office 365 Planner je v podstate spôsob, akým spoločnosť Microsoft zaisťuje, aby sa jej predplatitelia pri riadení projektov nemuseli spoliehať na aplikácie tretích strán. Je to celkom ľahké, skôr ako Trello ako Asana, ale ako jeden z mnohých skvelých doplnkov pre Office 365 sa Planner neustále zlepšuje.

Ak ste nikdy predtým s Plannerom nepracovali, nebojte sa: 80% je ľahké. Pokrývame 20% ľudí, ktorí zakopnú, vrátane rýchleho sprievodcu.

Prehľad plánovača Office 365

Pomocou aplikácie Office 365 Planner môžete vytvárať a monitorovať podrobné plány v neporiadku. Na ľavom paneli sa zobrazia niektoré možnosti:

  • Nový plán Spustite Plánovač a vytvorte skupinu Office 365 pre každého, kto vás pozve na plán.
  • Centrum plánovača vám umožní sledovať všetky vaše plány. Môžete si vytvoriť obľúbené plány, aby ste ich sústredili alebo si najskôr prezerali najnovšie.
  • Moje úlohy vám umožňuje zobraziť nadchádzajúce úlohy rozčlenené podľa všetkých vašich súvisiacich plánov.

Ako organizačný nástroj je plánovač Office 365 jednoduchý, čistý a obratný. Pre používateľov, ktorí pracovali v prostrediach Kanban alebo Scrum, bude Planner intuitívny.

Tu je príklad Plánovača Office 365, ktorý som práve zostavil, ako je vidieť na zobrazení na informačnom paneli:

Môžete vidieť základné členenie úlohy zobrazené ako karty, ktoré sú usporiadané v kocky, Mohlo by to byť aj na tabuli, a to je nápad.

  • úlohy sú to akcie, ktoré sa musia dokončiť ako súčasť projektu. Každá úloha má digitálnu kartu, kde môžete priradiť ľudí, dátumy začiatku / konca a úroveň priority. Keď sa dozviete viac o svojom projekte, môžete k úlohe pridať súbory, poznámky a aktualizácie. Po dokončení môžete úlohu odstrániť zo zobrazenia bez straty akýchkoľvek dôležitých informácií. (Viac informácií o vykonaní podobných akcií nájdete nižšie v návode).
  • kocky Toto sú kategórie, ktoré vám pomôžu rýchlo rozlíšiť príslušné charakteristiky úloh, ako napríklad stav alebo klasifikácia. Úlohy môžete presunúť z jedného úložiska do druhého v priebehu postupu projektu alebo v prípade, že je potrebné, aby sa ujali vedenia iní ľudia.

Prístrojová doska rastie, keď pridávate nové úlohy a kocky, ale toto je len jeden zo spôsobov, ako si môžete vizualizovať svoj projekt v Plánovači. V hornej časti okna môžete v Plánovači Office 365 prepínať medzi tromi rôznymi zobrazeniami:

horný panel plánovača kancelárie 365

Tam je doskaktoré sme videli, ale tiež grafika a kalendár, Prepínaním medzi týmito zobrazeniami premeníte váš surový vstup do Plánovača na užitočné obrázky, ktoré sa dajú ľahko zdieľať.

V zobrazení grafu získate prehľad o tom, ako sa veci vyvíjajú, ako aj nástroje na zúženie zamerania. Získajte prehľad o rozlohe 30 000 stôp alebo prejdite do konkrétnych oblastí pracovnej záťaže a vyhľadajte vzory a problémy.

V makete nižšie je uvedené jasné rozdelenie stavu spolu s okamžitým znázornením úloh a skupín:

Zobrazenie plánovača Office 365

Úlohy v grafoch môžete pridávať a upravovať rovnako ako v zobrazení na dashboarde. A ak budete pokračovať v posúvaní, uvidíte, že Planner vykreslil údaje pozdĺž niekoľkých rôznych osí, aby osvetlil rôzne aspekty vášho plánu.

Ako presne plánovač oreže údaje, je len na vás. Na pravej strane vidíte možnosti Filtrovať úlohy a „Zoskupiť podľa kocky“. Keď vyplníte Planneru ďalšie a ďalšie informácie, tieto filtre vám pomôžu pri hľadaní odpovedí a údajov.

Keď už hovoríme o sledovaní, tretí spôsob, ako zobraziť Plánovač Office 365, je kalendár, Tu sú podrobnosti o každej úlohe priradené v nasledujúcich dňoch.

Zobrazenie kalendára plánovača Office 365

Toto je dobrý spôsob, ako premýšľať o tom, čo vyzerá „realisticky“ pri plánovaní pracovnej záťaže. Prezrite si týždeň alebo mesiac a pozrite si plán v reálnom čase, synchronizovaný so všetkými členmi tímu.

Jediným kliknutím môžete tiež predĺžiť alebo skrátiť termíny a presúvať úlohy zo dňa na deň. To je obrovské pre každého, kto presne nevie, kedy sa môže stretnúť s klientmi.

Všetky zmeny, ktoré vykonáte v Kalendári, sa prejavia na vašom hlavnom paneli a grafoch. Ak chcete, môžete svoj Plánovač pridať do programu Outlook a vygeneruje odkaz na zdieľanie. Takto môže každý vidieť plán podľa vlastného rozvrhu.

Zobrazenie zdieľateľného kalendára aplikácie Office 365 Planner je vynikajúcou funkciou na zisťovanie konfliktov s inými pracovnými povinnosťami a osobným životom ľudí skôr, ako sa vyskytnú problémy.

V rovnakom riadku môžete program Proaktívne použiť na testovanie zmien plánu, aby ste videli, ako ovplyvnia všetkých zúčastnených. Získajte predstavu o tom, ako bude vyzerať fit pred potápaním.

Najlepšie dôvody na použitie aplikácie Office 365 Planner

Až doteraz sme nehovorili o ničom inovatívnom. Funkcie informačného panela, grafu a plánovania sú už základnými kameňmi miliónov bezplatných aplikácií na riadenie projektov.

Ale to je to, čo odlišuje Plánovač Office 365:

  • Je postavený v skupinách Office 365To znamená, že keď spojíte tím v Plánovači, Azure AD automaticky poskytne všetkým členom zdieľanú schránku doručenej pošty a úložisko OneDrive. Nemusíte sa starať o zdieľanie povolení ani o pomoc s nastavením.
  • Je integrovaný s aplikáciami balíka Office, Nikto neprekonáva spoločnosť Microsoft v ich vlastnej hre. Funkcie fungujú hladko a vy môžete využiť znalosti tímov SharePoint, OneDrive a Outlook z Plannera.
  • E-mailové upozornenia v Plánovači sa dajú ľahko ovládať. Pomôžte tímu sledovať bez preťaženia doručenej pošty.
  • Je to skvelé na mobilných zariadeniach, Či už používate Android, iOS alebo WindowsMôžete si stiahnuť mobilnú aplikáciu Planner a zostať v spojení aj na cestách.

Ak ešte nepoužívate balík Office 365, Planner vás nebude odrádzať. Ak však používate balík Office 365 a máte kvalifikované predplatné, Planner je už zahrnutý zadarmo.

V takom prípade, prečo ho nepoužiť? Najmä ak platíte za inú službu, aby ste to dosiahli.

Aké plány Office 365 má Plánovač?

Toto rozdelenie ukazuje, ktoré z najlepších odberov balíka Office 365 zahŕňajú Plánovač:

Plány úradu 365 vrátane plánovača

Jedna vec, ktorú treba z rozpisu odstrániť, je skutočnosť, že Planner je dodávaný s balíkom Office 365 Business Essentials, ktorý stojí iba $5 za mesiac a prichádza s kompletnou sadou cloudovej produktivity.

Ak teda míňate toľko – alebo dokonca blízko – na softvér na riadenie ľahkého projektu, mysleli by ste na zmenu. Aspoň si pozrite, čo by ste dostali navyše k Planneru (SharePoint, Teams, Outlook …) s prihlásením na odber Office 365 Business Essentials.

Keďže Planner má v čase písania správy iba tri roky, veľa ľudí, ktorí ho majú, to ani nevie. Ak má vaša spoločnosť predplatné Office 365, ktoré obsahuje Plánovač, mali by ste starostlivo zvážiť dodatočné náklady na zaplatenie niečoho podobného.

Ako robiť kľúčové úlohy v Plánovači Office 365

Spoločnosť Microsoft mala veľa inšpirácie pre jej návrh, vďaka čomu sa stal pomerne plynulým programom, ktorý vie, čo sa snaží urobiť, a znižuje počet kliknutí potrebných na jeho vykonanie.

Otvárací plánovač v kancelárii 365

Ak chcete otvoriť Plánovač, prihláste sa do svojho účtu Office 365. Kliknite na spúšťač aplikácií.

Spúšťač aplikácií Office 365

Ak máte nainštalovaný Plánovač a nevidíte ho v Spúšťači aplikácií, kliknite na položku Všetky aplikácie. Alebo vyberte ikonu Doplnky, ak ste nikdy predtým nepoužívali Plánovač a vyhľadajte ju v aplikácii Microsoft AppSource.

Môžete tiež získať prístup k Plánovaču Office 365 na stránke task.office.com pokiaľ ste prihlásení do svojho účtu.

Po prihlásení postupujte podľa pokynov a začnite.

Vytvorte nový plán

Na ľavej strane ovládacieho panela Plánovača vyberte možnosť + Nový plán. Na začiatok vyplňte základné informácie:

office 365 planner vytvoriť plán

A to je všetko. Váš plán je v plnom prúde. Na vašej doske uvidíte plán so schopnosťou začať.

Pridajte členov do Plánovača Office 365

Ak chcete do Plánovača pridať spoluhráčov, jednoducho kliknite na kartu Členovia v pravom hornom rohu a začnite písať:

pridať plánovač do kancelárie 365

Pridajte úlohy a kocky

V zobrazení grafu (aj keď môžete tieto rozhodnutia robiť v ľubovoľnom režime), sa v hornej časti každého segmentu zobrazí možnosť pridať nové úlohy. Možnosť pridať nový vklad nájdete úplne vpravo od svojho plánu. To môže zahŕňať posúvanie, ak máte viac ako viac kociek.

Office 365 plánovač pridať úlohy a kocky

Pridajte k úlohám podrobnosti

Po kliknutí na úlohu sa otvorí nové okno, ktoré vám umožní pridať kľúčové informácie k úlohe:

Karta úloh plánovača Office 365

Zobrazenie digitálnej karty úlohy⁠, ktorú môžete urobiť z Dashboard, Graphics alebo Schedule⁠, vám umožňuje ovládať všetky aspekty vrátane:

  • Ktorí členovia sú priradení k úlohe
  • Pokrok (nezačatý, prebieha, dokončený)
  • Priorita (nízka, stredná, dôležitá, naliehavá)
  • Dátumy začiatku / vypršania platnosti
  • Domáce úlohy
  • Vytvorenie / úprava kontrolného zoznamu
  • Komentáre tímu
  • Pridajte farebné karty (nepreháňajte to!)
  • Pridajte prílohy

To všetko je neuveriteľne ľahké. Ak napríklad vyberiete možnosť „Pridať prílohu“, budete mať prístup k súborom priamo z lokality SharePoint:

Ponuka príloh plánovača Office 365

Filtrovanie úloh a zoskupovanie podľa kocky

Dokonca aj v najkomplexnejšom pláne sa môžete rýchlo zamerať na konkrétne časové harmonogramy, typy kariet alebo kľúčové slová pomocou funkcií „Filtrovať a zoskupovať podľa vedier“, ktoré sa nachádzajú v pravom hornom rohu panela Plánovač Office 365:

Funkcia úloh filtrovania ostrých bodov balíka Office 365

Môžete tiež „Zoskupiť podľa kocky“, ktorým sa upravuje spôsob zobrazenia kariet na paneli úloh. Môžete nakonfigurovať zobrazenie podľa termínu, priority alebo zobraziť každú úlohu priradenú konkrétnemu jednotlivcovi.

Ponuka filtrov ostrosti Office 365

Pridajte plán do kalendára programu Outlook

V hornej časti hlavného panela Plánovača Office 365 kliknite na ikonu „plus“ napravo od položky „Rozvrh“. Ak ste plán vytvorili, mala by sa zobraziť možnosť Pridať plán do kalendára programu Outlook.

office 365 sharepoint main menu

Odtiaľ uverejnite Plánovač a pomocou vygenerovaného odkazu iCalendar ho zdieľajte s kýmkoľvek, koho chcete.

Table of Contents