Software na sledovanie času: Najlepšie funkcie, na ktoré si musíte dávať pozor

“Čas je to najcennejšie, čo môže človek stráviť” – Theophrastus

Čas je skutočne naším najdôležitejším aktívom v dnešnom uponáhľanom svete. V podnikoch zamestnávajúcich stovky alebo tisíce ľudí má efektívny manažment času najvyššiu dôležitosť. Je nevyhnutné, aby zamestnávatelia monitorovali čas strávený svojimi zamestnancami, aby zaistili vysokú produktivitu práce.

(Fotografický kredit: blog.hubstaff.com)

Softvér na sledovanie času ponúka nespočetné množstvo výhod, a preto je nevyhnutnosťou pre maximalizáciu celkového pokroku akéhokoľvek podnikania. Konkrétne, sleduje čas, ktorý zamestnanec investuje do splnenia určitej úlohy. To pomáha pri fakturácii klientov presne na základe časových a nákladových správ generovaných softvérom.

Ako si ale vybrať správnu aplikáciu alebo softvér, ktorý najlepšie vyhovuje vášmu obchodnému modelu? Tu sú hlavné funkcie, na ktoré si musíte dávať pozor, keď ste pripravení investovať do softvéru na sledovanie času:

Automatické sledovanie úloh v reálnom čase je najdôležitejšia funkcia, na ktorú sa treba zamerať. Vedieť, ako si vaši zamestnanci rozvrhujú prácu, sa stáva jednoduchším, ak je monitorovaný ich čas. Najlepší softvér na sledovanie času ponúka podrobné správy o pracovnom postupe zamestnanca, ktoré tiež poskytujú kľúčový prehľad o celkovej časovej osi projektu.

Bez tejto funkcie môže byť dosť ťažké určiť, koľko času zamestnanec strávi nepotrebnými úlohami. Medzi tieto úlohy môže patriť trávenie nadmerného času telefonovaním, komunikácia s rovesníkmi o projektoch dlhšie, ako je požadované, alebo jednoducho často kontrolovať platformy sociálnych médií. Softvér na sledovanie času bude schopný toto všetko jasne zachytiť, a tak vrhnúť svetlo na efektivitu zamestnanca.

  • Automatické generovanie faktúr

Toto je veľmi potrebná funkcia, ak spoločnosť účtuje klientom hodiny. Táto funkcia presne sleduje všetky hodiny investované zamestnancom pre konkrétneho klienta a automaticky generuje faktúru na základe vopred stanovených sadzieb. To prináša transparentnosť vo fakturačnom procese a nenecháva priestor pre chyby.

V dnešnej dobe má softvér na sledovanie času online účtovníctvo integrované s QuickBooks, čo uľahčuje výpočty miezd zamestnancov. Keď sa zamestnanci prihlásia a odhlásia zo softvéru, zaznamenaný čas sa zaznamená do pracovného výkazu, ktorý sa používa na generovanie miezd.

Ľahko použiteľné rozhranie, s ktorým sa zamestnanci môžu rýchlo zoznámiť, sa ukazuje ako veľká pomoc, najmä preto, že väčšina zamestnancov považuje za únavné uchovávať denníky. Softvér na sledovanie času musí bez problémov fungovať na pozadí bez rušenia vašich zamestnancov nadbytočnými detailmi.

Pretože vaši zamestnanci budú softvér používať každý deň, je veľmi dôležité, aby ste sa v ňom ľahko orientovali. Užívateľsky prívetivé rozhranie predstavuje všetky potrebné informácie na jednom mieste, čo zamestnancom denne šetrí množstvo hodnotného pracovného času.

Naše mobilné telefóny nám veľmi zjednodušili život tým, že sú k dispozícii všetko na cestách. Mobilne kompatibilný softvér na sledovanie času uľahčuje prihlásenie sa na hodiny z akéhokoľvek miesta, čo poskytuje veľa pohodlia. To sa stáva veľmi dôležitým faktorom pri monitorovaní tímov pracujúcich na diaľku.

Zamestnanci často pri práci zo vzdialeného pracovného miesta čelia zlému pripojeniu na internet. Aplikácia na sledovanie času v ich telefóne môže efektívne monitorovať prácu, ktorú vykonávajú offline, a ukladať presné údaje z pracovného výkazu. Hneď ako majú lepšiu sieť, automaticky synchronizuje výkazy s firemným serverom. Tým sa odstránia akékoľvek nezrovnalosti, ktoré môžu vzniknúť pri fakturácii v takýchto situáciách.

Jednou z najväčších výhod sledovania času je prístup k údajom, ktoré môžu byť odhaľujúce, pokiaľ ide o otázky produktivity a delegovania práce. Aj keď takmer vždy softvér na sledovanie času ponúka aspoň nejaký druh údajov na sledovanie času, základné funkcie zvyčajne nestačia na informované obchodné rozhodnutia. Tu môžu údaje vlastných prehľadov robiť zázraky.

Prístup k vlastným údajom spolu s možnosťou priradenia vlastných povolení môže organizáciám tiež umožniť identifikovať a eliminovať prekážky produktivity vo svojich procesoch. Dokonca aj jednu z najobávanejších výziev spojených so sledovaním času, nárast mikro manažmentu, je možné prekonať pomocou vlastného reportovania. S ním môžete jednoducho odstrániť nepotrebné údaje zo správ, ktoré budú k dispozícii vedúcim tímov a manažérom.

Záver

Pri hľadaní softvéru na sledovanie času je veľmi dôležité mať jasno o vašich obchodných potrebách. Váš typ podnikania výrazne ovplyvní funkcie, ktoré budete najviac potrebovať. Vzhľadom na to by funkcie uvedené v tomto článku mali pokrývať väčšinu základných potrieb, ktoré môže sledovanie času spĺňať. Dúfame, že vám vyššie uvedené funkcie pomôžu pri informovanom rozhodovaní, keď hľadáte softvér na sledovanie času pre vašu organizáciu.

Krátka adresa URL: https://ssf.co/2Ke15VL