E-mailový podpis je pre niektoré spoločnosti kľúčovým prvkom, pretože väčšina ich zamestnancov posiela e-maily každý deň. E-mailový podpis je vďaka svojej každodennej viditeľnosti skutočným komunikačným kanálom sám o sebe. Prehľad bežných chýb, ktorým sa treba vyhnúť.
1. Nemáte automatický e-mailový podpis
Začnime základným pravidlom. Je dôležité nastaviť e-mailový podpis, ktorý sa automaticky zobrazí vždy, keď budete chcieť napísať nový e-mail. Výhody: nemusíte zakaždým prepisovať svoje údaje, nedôjde k žiadnym preklepom alebo vynechaniu a váš podpis bude vždy rovnaký a dobre prezentovaný, čo je zárukou vašej profesionality.
Poradenstvo: Na získanie automatických e-mailových podpisov existujú dve riešenia: možno ich spravovať pomocou špecializovaných nástrojov na podpisovanie e-mailov alebo to môžete urobiť manuálne v správach Outlook alebo Gmail.
2. Ako e-mailový podpis použite iba obrázok
Ak je váš e-mailový podpis jednoduchý obrázok vo formáte JPG alebo PNG, budete čeliť niekoľkým problémom. Riskujete, že váš podpis sa nezobrazí na konci vášho e-mailu, ale ako príloha v určitých službách odosielania správ. Ďalšia nevýhoda: vaše textové prvky, ako je vaše telefónne číslo alebo vaša e-mailová adresa, sa nedajú jednoducho skopírovať a nemôžete pridávať rôzne odkazy podľa vašich potrieb (napríklad sociálne siete).
Poradenstvo: uprednostňujte textový formát pre svoje kontaktné údaje, to zaručuje, že vaše prvky sa zobrazia vášmu príjemcovi a že ten bude môcť tieto prvky ľahko získať, ak ich bude potrebovať. To vám však nebráni pridať k tomuto textu aj marketingový banner.
3. Nezosúladenie firemných e-mailových podpisov
Ak e-mailové podpisy vo vašej spoločnosti nie sú harmonizované, môže to ovplyvniť imidž vašej značky. Odporúča sa štandardizovať e-mailové podpisy vašich spolupracovníkov: logo, farby, fonty, veľkosti textu, štruktúra atď.
Poradenstvo: môžete vytvoriť spoločnú šablónu podpisu pre každého (alebo vyhradenú šablónu pre každý obchodný tím) a použiť ju manuálne priamo prostredníctvom profesionálnych správ. Ďalšia možnosť: existujú nástroje, ktoré spravujú e-mailové podpisy vašich zamestnancov od A po Z a uľahčujú ich aktualizáciu so všetkými oddeleniami.
4. Použite písma, ktoré sa nemusia zobraziť
Dávajte si pozor na písma, ktoré používate, niektoré sa nemusia správne zobrazovať v poštových schránkach vašich zákazníkov alebo dodávateľov. To sa môže stať, ak použijete písmo, ktoré nepatrí medzi štandardné písma, ktoré sú predinštalované na väčšine počítačov.
Poradenstvo: Tu sú niektoré bežné webové bezpečné písma, ktoré môžete použiť vo svojich e-mailových podpisoch: Arial, Tahoma, Verdana, Trebuchet, Courier, Lucida, Times New Roman, Georgia, Palatino, Impact a Arial Black.
5. Do podpisu neuvádzajte svoju e-mailovú adresu
Niektorí poskytovatelia e-mailových služieb nezobrazujú vašu e-mailovú adresu v poli „Od“ odosielateľa a namiesto toho uprednostňujú zobrazenie vášho mena. To je dôvod, prečo je dôležité zahrnúť vašu e-mailovú adresu do svojho podpisu, čo uľahčuje tým, ktorí chcú rýchlo skopírovať vašu adresu, aby ju poslali napríklad niekomu inému.
Poradenstvo: uistite sa, že na vašu e-mailovú adresu je možné kliknúť. Ak je v programe Outlook e-mailová adresa vložená do podpisu správne, vaše kontakty na ňu môžu kliknúť a vytvoriť pre vás nový e-mail.
6. Pokračujte v zobrazovaní bannerov, ktoré sú zastarané
Klasická chyba: naďalej zobrazovať e-mailový podpis, ktorý už nie je aktuálny. V skutočnosti je veľmi ľahké zabudnúť zmeniť svoj podpis. Napríklad ste vložili marketingový banner na propagáciu podujatia organizovaného v marci a v distribúcii tohto bannera pokračujete aj v apríli. To neodráža dobrý imidž vašej spoločnosti a môže to spôsobiť pocit sklamania medzi vašimi zákazníkmi, potenciálnymi zákazníkmi alebo dodávateľmi.
Poradenstvo: Ak sa chcete vyhnúť tomuto typu problému, môžete si v kalendári nastaviť upozornenie, ktoré vám pripomenie, že máte v konkrétny deň upraviť svoj podpis. Máte tiež možnosť prejsť cez špecializovaný nástroj na podpisovanie e-mailov, ktorý vám umožní nakonfigurovať obdobie distribúcie príslušného bannera.
7. Pridajte príliš veľa odkazov
Naplánovali ste ohňostroj odkazov vo svojich e-mailových podpisoch, aby ste zvýšili svoje konverzie? To nie je. Ak je odkazov priveľa, váš e-mailový podpis sa bude zdať v očiach vašich príjemcov príliš „zaneprázdnený“ a možno aj príliš „komerčný“. V konečnom dôsledku sa ukazuje ako relevantné pridať obmedzený počet odkazov s pomerne krátkym textom.
Poradenstvo: ak chcete pridať svoje sociálne siete, vyberte účty, na ktorých ste najaktívnejší, nie je nevyhnutne potrebné uviesť ich všetky. Namiesto pridávania textových odkazov uprednostňujte ikony sociálnych médií (menšie a vizuálne príťažlivejšie).
8. Zabudli ste otestovať svoj e-mailový podpis na rôznych systémoch a zariadeniach na odosielanie správ
Každá e-mailová služba má svoje špecifiká. Vaša šablóna e-mailového podpisu sa zobrazuje správne v programe Outlook, ale je to v službe Gmail? Na strane podpory môže byť vykreslenie vášho podpisu na mobile odlišné, pretože displej je zmenšený.
Poradenstvo: nezabudnite otestovať svoj nový model podpisu odoslaním e-mailu do hlavných systémov odosielania správ (Outlook, Gmail, Yahoo! Mail, Apple pošta). Spustite tiež test na svojom smartfóne, aby ste sa uistili, že nedochádza k nepríjemnému oneskoreniu týkajúcemu sa vašich kontaktných údajov a vložených odkazov.
