Obs: Följande artikel hjÀlper dig med: Hur du anvÀnder Analysera Data för att fÄ snabb information om dina data i Excel
De flesta av oss anvĂ€nder Microsoft Excel för att analysera data â vad Ă€r summan, vem presterar bĂ€st, vilka fakturor som Ă€r utestĂ„ende och sĂ„ vidare. Det Ă€r vad Excel gör â det förvandlar data till information som vi kan anvĂ€nda. Nu nĂ€r Analysera Data Ă€r tillgĂ€ngligt Ă€r det bara nĂ„gra klick borta med direktinformation.
I den hÀr artikeln kommer vi att granska Excels Analysera Data-funktion, hur man anvÀnder den mest effektivt, och sedan gÄ igenom nÄgra exempel som visar diagram och till och med pivottabeller som analyserar dina data, nÀstan omedelbart. Du kan till och med stÀlla frÄgor med naturligt sprÄk!
SE: 83 Excel-tips varje anvÀndare bör behÀrska (TechRepublic)
Jag anvÀnder Microsoft 365 pÄ ett Windows 10 64-bitarssystem. För nÀrvarande stöder endast Microsoft 365 och Excel för webben Analysera data. Du kan arbeta med din egen data eller ladda ner demonstrationsfilen .xlsx.
Vad Àr Analysera Data i Microsoft Excel?
Excels Analysera Data-funktion erbjuder mycket information med ett snabbt klick. I ett nötskal klickar du inuti data och klickar sedan pÄ Analysera data i analysgruppen pÄ fliken Hem. Excel öppnar rutan Analysera data, som visar flera olika visuella tolkningar av data, sÄsom summor, medelvÀrden, rang, trend och sÄ vidare. Om du gillar nÄgot kan du lÀgga till det pÄ ditt ark (eller instrumentpanel). Den hÀr funktionen kommer ocksÄ att visa nÄgra naturliga sprÄkfrÄgor som du kanske vill fortsÀtta. Eller sÄ kan du skriva in en frÄga sjÀlv.
Den hÀr funktionen gÄr lÄngt utöver verktyget Snabbanalys som lades till för nÄgra Är sedan. Om du inte Àr bekant med den hÀr funktionen markerar du tvÄ eller flera celler var som helst i datamÀngden och klickar sedan pÄ verktyget lÀngst ned till höger i markeringen. I den resulterande dialogrutan som visas i Bild Aklickar du pÄ nÄgon av de möjliga utvÀrderingsmöjligheterna. Det Àr ganska enkelt, men det Àr inte lika kraftfullt som Analysera Data.
Bild A
För att jÀmföra snabbanalys med analysera data, gör samma val och klicka sedan pÄ Analysera data pÄ fliken Hem. Som du kan se i Bild B, den hÀr funktionen gÄr lÄngt utöver Snabbanalys och det kanske mest intressanta alternativet Àr att du kan ange en naturlig sprÄkfrÄga. (Det hÀr alternativet Àr för nÀrvarande tillgÀngligt pÄ engelska; andra sprÄk kommer att stödjas gradvis.)
Bild B
Du kan inte se alla tillgÀngliga diagram i figuren, men om du följer med hittar du minst fyra diagram som analyserar den valda datan pÄ de mest logiska sÀtten. Eftersom urvalet Àr en delmÀngd hÀnvisar Analysera data till de tre valda kolumnerna som FÀlt1, FÀlt2 och FÀlt3. De tvÄ första diagrammen ger en ledtrÄd om underliggande data:
- De tvÄ största vÀrdena ligger ganska nÀra varandra.
- Juni har ingen försÀljning för regionerna nordvÀstra och centrala (för den valda delmÀngden).
- James har en betydligt högre totalsumma Àn juni (för den valda delmÀngden).
Men utan traditionella dataetiketter och legender kan vissa av diagrammen behöva lite tolkning frÄn din sida. Lyckligtvis kan du infoga ett diagram i ett ark och Àndra det som du skulle göra med vilket annat diagram som helst. Att göra det kan vara snabbare och enklare Àn att börja frÄn början.
Nu nÀr du har tagit en snabb titt pÄ funktionen finns det flera riktlinjer som nÀr de följs ger de bÀsta resultaten frÄn den hÀr funktionen:
- Formatera dina data som ett tabellobjekt. (Klicka var som helst inom dataomrÄdet och tryck pÄ Ctrl + T.)
- Rubriktext ska vara en enda rad med unika etiketter för varje kolumn. (Undvik sammanslagna celler.)
- Analysera data stöder inte datauppsÀttningar över 1,5 miljoner celler. Det kommer inte att vara ett problem för de flesta av oss, men om du Àr den mÄste du veta.
- Analysera data tolkar inte datum formaterade som strÀngar. Du mÄste konvertera dessa strÀngar till giltiga Excel-datatyper.
LÄt oss nu se vad funktionen gör med hela datamÀngden.
Hur man anvÀnder Analysera Data i Excel
Nu nÀr du vet lite om funktionen, lÄt oss sÀtta igÄng den. Markera hela tabellen och klicka sedan pÄ Analysera data. Bild C visar de första resultaten; det finns tre frÄgor överst och fyra diagram. Det första diagrammet visar den totala provisionen och vÀrdet för varje region; den andra bryter ner vÀrderingarna per personal. Frekvensdiagrammet Àr förmodligen inte anvÀndbart men det fjÀrde visar, intressant nog, en korrelation mellan vÀrdena och provisionen, som den borde eftersom varje provision Àr 20% av motsvarande vÀrde.
Bild C
Allra högst upp finns tre naturliga sprÄkfrÄgor baserade pÄ data. Klicka inuti kontrollen sÄ ser du att det faktiskt finns flera frÄgor. Klicka pÄ nÄgon av dem för att se lÀmplig bild. Till exempel, Bild D visar provisioner per region. Den hÀr listan med frÄgor uppdateras lÀngs vÀgen sÄ det Àr lÀtt att tappa en frÄga.
Bild D
Funktionen presenterar inte bara frÄgan, utan den avgör den mest lÀmpliga bilden. Till exempel Àr bilden för denna frÄga ett stapeldiagram som visar provisioner i fallande ordning. Om det inte var exakt vad du hoppades pÄ, kolla alltid nÀra botten för alternativ.
För att ÄtergÄ till den ursprungliga rutan, klicka pÄ bakÄtpilen till vÀnster om frÄgan. I den rutan ser du de ursprungliga bilderna. Pivottabellen visar totala provisioner och vÀrde för varje region. Följande stapeldiagram summerar vÀrden per personal ⊠och sÄ vidare. Beroende pÄ datauppsÀttningen kan du fÄ flera diagram.
LÄt oss nu gÄ tillbaka till toppen för att titta pÄ alternativet för naturliga sprÄkfrÄgor. Det finns fler frÄgor, klicka bara in sÄ utökas listan med tre frÄgor. Om frÄgan du vill stÀlla inte finns i listan kan du stÀlla den sjÀlv. Det kan ta ett tag att fÄ klÀm pÄ det hÀr alternativet eftersom det inte alltid ger det du förvÀntade dig. StÀll till exempel frÄgan: Bild E visar det korrekta resultatet: det finns nio distinkta datum. StÀll sedan denna frÄga: Svaret Àr korrekt enligt Analysera Data, men det Àr inte det förvÀntade svaret. Om du hade en kolumn med mÄnader skulle funktionen returnera det förvÀntade svaret.
Bild E
LÄt oss försöka med nÄgra mer rimliga frÄgor. Bild F visar resultatet av . Du kan ocksÄ prova , , eller . Resultatet av en lite svÄrare frÄga, procentandel av nordvÀst, visas i Bild G. Region nordvÀst stÄr för nÀstan hÀlften av all försÀljning.
Bild F
Bild G
Vi har tittat pÄ grunderna och med lite utforskning borde du kunna anvÀnda den hÀr funktionen pÄ bÀsta sÀtt. Men det finns ytterligare ett alternativ du bör kÀnna till. I den första rutan, lÀgg mÀrke till den lilla vÀxeln och frÄgan, vilka fÀlt intresserar dig mest? Genom att klicka pÄ den kan du fokusera pÄ specifik data. Bild H visar en fÀltlista. I vÄr datamÀngd Àr det inte sÄ meningsfullt att ta bort en kolumn (fÀlt), men det kommer inte alltid att vara fallet. Alternativet Sammanfatta vÀrde efter lÄter dig Àndra instÀllningen. Tre Àr tillgÀngliga:
Bild H
Alternativet Inte ett vÀrde visas nÀr datamÀngden innehÄller data som inte Àr summerade eller genomsnittliga, till exempel datum. Du kan sortera efter datum, men du skulle inte summera eller genomsnitt. Analysera data kommer att anvÀnda dessa vÀrden som radetiketter nÀr de anvÀnds med andra fÀlt. NÀr detta fÀlt anvÀnds av sig sjÀlvt returnerar Analysera data ett unikt antal.
Excels Analyze Data returnerar mycket bra information med tanke pÄ hur lÀtt det Àr att implementera och anvÀnda. Att lÀra sig att stÀlla frÄgor Àr den mest utmanande funktionen, men det blir lÀttare med erfarenhet.
