Mobilné Správy, Gadgety, Blogy's Secenziami

Ako zvýšiť produktivitu pomocou elektronického podpisu

Elektronický podpis sa počas COVID krízy veľmi rýchlo stal nevyhnutným: rýchlosť podpisu, právna hodnota, automatizácia… Jednoduché a legálne riešenie vám umožňuje podpísať akýkoľvek dokument niekoľkými kliknutiami. Luc Pallavidino, spoluzakladateľ a generálny riaditeľ spoločnosti Yousign, francúzskeho lídra v oblasti elektronického podpisu, hovorí o hlavných výhodách tohto formátu podpisu a časovej úspore, ktorú firmám, najmä VSE a MSP, ponúka.

Zvýšte produktivitu pomocou sprievodcu elektronickým podpisom

Ako šetrí elektronický podpis firmám čas?

Hlavnou výhodou elektronického podpisu je, že firmám ušetrí čas a zefektívni a zjemní procesy. Predtým bolo potrebné zmluvy vytlačiť, poslať poštou alebo naskenovať, podpísať ručne… Nástroj ako Yousign umožňuje tímom nestrácať čas skenovaním, tlačou a odosielaním papierových dokumentov.

Signatár dokumentu ho môže podpísať úplne všade a na akomkoľvek médiu, dokonca aj na cestách. Pre tímy na cestách je opäť dôležitá úspora času. Keď podpis zmluvy medzi jednotlivými spiatočnými cestami trval niekoľko dní, teraz sa to robí takmer okamžite. Jedným kliknutím sú dokumenty prijaté, prečítané a podpísané.

Akonáhle je ťažké zriadiť fyzické stretnutie alebo sú signatári geograficky vzdialení, elektronický podpis umožňuje signatárom nestrácať čas a mať čo najrýchlejšie podpísané všetky dokumenty či zmluvy. Okrem úspory času nástroje elektronického podpisu tiež pomáhajú predchádzať chybám, ktoré si vyžadujú opätovné odoslanie nových dokumentov, a výrazne predlžujú oneskorenia.

A čo sa týka finančnej úspory?

Zamestnanci strácajú menej času úlohami s nízkou pridanou hodnotou, ako je skenovanie dokumentov alebo následné požiadavky. Napríklad predajcovia môžu venovať viac času svojim predajným úlohám, než administratívnej správe. Nárast produktivity je okamžitý.

Yousign však umožňuje aj výrazné úspory na poštovnom, papieri alebo tlači. Koniec papierovania je evidentne úsporou času, ale aj finančným ziskom pre mnohé spoločnosti, a najmä pre MSP.

A z účtovného hľadiska ide všetko rýchlejšie. Zmluvy sa podpisujú rýchlejšie, objednávky tiež. Zrýchlite predaj a znížite akékoľvek trenie. Máte prehľad o priebehu podpisov všetkých vašich dokumentov v reálnom čase. Rýchlosť rozhodovania medzi dokumentom odoslaným v tlačenej podobe a digitálne podpísaným dokumentom nemá nič spoločné.

Ak chcete byť ešte efektívnejší, aký stupeň automatizácie je možné zaviesť?

Riešenie elektronického podpisu, ako je Yousign, vám umožní nastaviť automatizáciu a integráciu, aby ste išli ďalej a boli efektívnejšie. Najmä môžete vytvárať pracovné postupy podpisov a čo najviac automatizovať cyklus podpisovania dokumentov: konfigurovať, kto je podpisovateľ, kto je schvaľovateľ atď. Máte tiež kontrolu nad automatizáciou pripomienok. Aj tu je cieľom čo najviac skrátiť čas medzi odoslaním dokumentu a jeho podpísaním.

Pre dôležitejšie potreby je tiež možné implementovať Yousign API do vašich rôznych nástrojov, ako je váš CRM alebo váš ERP. Rozhranie API vám napríklad umožňuje spravovať všetky vaše komerčné ponuky z vášho CRM bez toho, aby ste museli prejsť cez rozhranie Yousign. Riešenie Yousign je napríklad plne integrované so Salesforce: svoje cenové ponuky alebo zmluvy máte podpísané v Salesforce a sledujete svoje žiadosti o podpis v reálnom čase. Všetky zmluvy sú podpísané a certifikované vďaka Yousign a sú kedykoľvek dostupné v CRM. Pre obchodníkov, ktorí sú často v pohybe a nemajú čas riadiť práve tento administratívny aspekt svojho poslania, je úspora času a efektivita obrovská. A nie je potrebné žiadať od zákazníka oskenovanie podpisu, ktorý nemá žiadnu právnu hodnotu, všetko prebieha online.

Ďalším zaujímavým príkladom integrácie je implementácia ATS (nástroj na riadenie kandidátov) pre spoločnosti alebo náborových aktérov: pracovné zmluvy je možné podpísať v 1 kliknite z akéhokoľvek nástroja na trhu cez API.

Na ktoré sektory sú určené riešenia elektronického podpisu? Je prístupný všetkým spoločnostiam?

Nástroje elektronického podpisu sú relevantné pre všetky veľkosti podnikov, dokonca aj pre tie najmenšie. Či už v poisťovníctve, nehnuteľnostiach, bankovníctve, právníctve, nábore, vzdelávaní, vo všetkých sektoroch, ktoré využívajú zmluvy.

Papierový reflex je stále veľmi prítomný v mnohých sektoroch pri dokumentoch, ktoré sú však úplne „digitalizované“: pracovná zmluva, cenové ponuky, objednávky, SEPA mandáty, kúpna zmluva… Takmer všetky dokumenty je možné podpísať elektronicky. V odvetviach, ako je dočasná práca alebo nehnuteľnosti, je možné podpísať pracovné zmluvy alebo kúpne zmluvy bez toho, aby ste museli cestovať, a to takmer okamžite. Yousign sa vzťahuje na všetky sektory, pretože legálne certifikuje a zabezpečuje všetky vaše zmluvy (čo nie je prípad niektorých konkurentov).

A na rozdiel od toho, čo by si niekto mohol myslieť, nejde o drahé riešenia vyhradené pre veľké skupiny. Najdostupnejšia ponuka Yousign stojí 9 € mesačne na používateľa a je zameraná predovšetkým na freelancerov a malé firmy.

Zistite, ako spoločnosť La Centrale získala efektivitu vďaka elektronickému podpisu